Ewidencja i lista obecności. Czy obie muszą być prowadzone?

Ewidencja i lista obecności. Czy obie muszą być prowadzone?

Według Kodeksu pracy na pracodawcy ciąży obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy. Niezależnie od tego jak duże jest przedsiębiorstwo i ilu pracowników zatrudnia. Czy podobnie jest z listą obecności?

Ewidencja potrzebna jest, aby prawidłowo ustalić wynagrodzenie i świadczenia przysługujece w związku ze stosunkiem pracy, a także jest wymagane ze strony Państwowej Inspekcji Pracy. W kodeksie nie ma natomiast żadnych informacji względem listy obecności, dlatego też wyłącznie od pracodawcy zależy w jaki sposób chciałby kontrolować czas przychodzenia i wychodzenia pracowników z miejsca pracy.

Ewidencja szczegółowo informuje o godzinach pracy w konkretnych dniach, a także w godzinach nadliczbowych, nocnych, weekendowych i dniach wolnych od pracy. Powinna zawierać również informacje o nieobecnościach w pracy, zwolnieniach i urlopach.

Co istotne, nie wolno zastępować ewidencji czasu pracy listą obecności, nawet jeśli jest ona wyjątkowo szczegółowa. To dwie odrębne listy, z których obowiązkowa jest tylko ewidencja. Przy ewentualnej kontroli PIP pracodawca ma obowiązek okazać ewidencję.

Mimo, że nie ma obowiązku prowadzenia listy obecności, to w zdecydowanej większości miejsc pracy jest to praktykowane. Z prostej przyczyny: łatwiej wtedy udowodnić pracodawcy, iż dany pracownik nie przychodzi do pracy czy notorycznie się spóźnia, co może skutkować konsekwencjami w postaci zwolnienia dyscyplinarnego.

Lista obecności powinna być dostępna w widocznym dla każdego miejscu. Zazwyczaj w sekretariacie lub przy wejściu do siedziby przedsiębiorstwa. Jest sporządzana w formie tabeli, w którą wpisuje się datę przyjścia i wyjścia z pracy, a także godziny i własnoręczny podpis. Pracodawca lub wyznaczona do tego osoba potwierdza później zgodność tych informacji ze stanem faktycznym.